La Administración Pública es uno de los sectores que ha tenido que acelerar a marchas forzadas el proceso de digitalización y Certibox ayuda a las empresas en este proceso. Desde el año 2010, todas las empresas están obligadas a comunicarse con los distintos organismos de la Administración Pública de forma telemática. Con esta crisis del Covid-19 este proceso se ha visto acelerado y tanto el sector público como el privado han visto cómo la tecnología y la digitalización de los procesos se ha convertido en algo imprescindible.
En el programa Nación Innovación, Chema Nieto entrevistó a Daniel Camiroaga, director comercial de Certibox, una solución en la nube desarrollada por DEH Online, que permite a asesorías y despachos profesionales la gestión de los Certificados Digitales de su cartera de clientes, así como las notificaciones electrónicas con la administración pública,gracias a la Nube.
En esta entrevista, Camiroaga explica no solo cómo Certibox ayuda a todas las empresas sino también sobre cómo se ha producido y acelerado todo el proceso de comunicación de la Administración Pública a través de la digitalización.
Chema Nieto (CN): Daniel, vuestra herramienta Certibox se antoja de las más esenciales para todas las medidas que está tomando el Gobierno respecto a impuestos.
Daniel Camiroaga (DC): No hemos pretendido ser protagonistas en esta situación, pero sí nos ha llevado a estar en el ojo del huracán. Somos probablemente la única solución que existe para muchos empresarios y autónomos que necesitan trabajar de forma telemática con las administraciones y con sus clientes. Para ello, es necesario tener un Certificado Digital en vigor –el DNI digital que nos identifica en Internet–. Hoy por hoy, prácticamente, somos la única posibilidad que tiene una empresa que no tiene su Certificado Digital en vigor. Cuando empezó el confinamiento, somos quienes ofrecemos esta posibilidad y eso nos ha hecho protagonistas.
Nuestra empresa ha llegado a una situación límite dada la cantidad de nuevas peticiones de asesorías que necesitan contratar nuestros servicios para poder seguir teletrabajando. Somos la única alternativa que tienen para seguir utilizando Certificados Digitales de forma válida, centralizada y segura y para seguir vigilando de forma segura las notificaciones electrónicas con las que las administraciones públicas se comunican con a cualquier empresa o cualquier autónomo.
CN: ¿Cuál es la gestión que hace Certibox y la más demanda, dado estos momentos, y que os hace imprescindibles?
DC: Hay dos temas fundamentales que afectan hoy en día a empresas y a autónomos. Tienen que relacionarse de forma electrónica con la Administración. No existe la ventanilla, no existe ningún otro modo de interactuar entre ellos. Normalmente las empresas y los autónomos dejan toda esta relación con las administraciones en manos de los despachos profesionales y de las asesorías. Para que ellas puedan gestionar cualquier trámite requieren autenticarse en nombre de sus clientes, para ello necesitan un Certificado Digital. Actualmente, Certibox es la única forma que tienen para solicitarlo de forma segura y descentralizada, porque actualmente no están en su oficina y no pueden acceder al ordenador que tenían en su despacho.
Certibox es donde alojamos de forma segura a través de unos servidores, validados por el Ministerio de Industria en la Nube, los Certificados Digitales que manejan estas asesorías. Así, cuando tengan que presentar impuestos o cualquier otro trámite los utilizan a través de esta solución.
Cuando las empresas o los asesores tienen que comunicarse con las AA.PP. y en caso contrario, cuando una administración necesita comunicarse con una empresa o con un autónomo, lo hace enviando una notificación o poniendo a disposición de estas entidades una notificación electrónica. La única manera segura de poder garantizar que las vas a recoger y te van a llegar es a través de Certibox.
Certibox es una plataforma automatizada que garantiza que entramos en más de 10.000 sedes electrónicas de organismos públicos todos los días para comprobar si en alguna de ellas hay una notificación para cada uno de nuestros clientes. Se recogen y se entregan fehacientemente, bien a la entidad final a la que se remite esta notificación o bien a su despacho profesional o a su asesoría.
Gestión en la Nube
CN: ¿Pero Certibox está preparada pese a los cambios gubernamentales? Todos los días hay medidas nuevas como la prorrogación del impuesto del IVA, las ayudas a los autónomos. ¿Estáis preparados para todos esos cambios?
DC: Nosotros somos una empresa nativa de Internet, nacimos en 2010. Realmente no necesitamos ubicaciones físicas para poder trabajar, ya que toda la operativa de la empresa reside en la Nube y desde el primer día, cuando empezamos a final del 2010 hasta hoy, toda nuestra operación se realiza en la Nube por lo que estamos más que preparados para cualquier contingencia y cualquier servicio añadido que haya que incorporar en la tramitación electrónica entre administración y los clientes. Nosotros lo que hacemos es poner a disposición de nuestra red de despachos, que son clientes finales de Certibox esta plataforma en la que pueden centralizar los certificados y así los pueden utilizar en un sentido y en otro.
Con todo este tema del Covid-19, el Gobierno ha aprobado una serie de ayudas para ayudar a todas aquellas empresas y autónomos cuya facturación haya descendido, pero todo ello hay que solicitarlo con un Certificado Digital. Nosotros podemos emitir estos certificados en 24 horas a todos aquellos autónomos y empresas que lo necesiten. Además, no solo hemos intervenido, potenciando mucho más este servicio, sino que también, para poder acogerse a esas ayudas, tienes que enviar un informe de solvencia que emite el Banco de España y que nosotros también gestionamos a todos nuestros clientes.
Por ello, tanto para los que están trabajando a pleno rendimiento como para aquellos que por desgracia debido a esta situación se han visto perjudicados en su actividad económica y tienen que solicitar estas ayudas, Certibox es una herramienta imprescindible y única en España.
CN: ¿En cuánto ha ascendido vuestro volumen de negocio desde que empezó esta crisis del Covid-19?
DC: En estas 5 semanas que llevamos de confinamiento, después de que se decretase el Estado de Alarma, en número de asesorías nuevas que han solicitado nuestros servicios hablamos de un 30% de crecimiento respecto a este año.
CN: ¿En cuánto se han multiplicado las notificaciones electrónicas?
DC: En este sentido no ha habido mucha variación respecto a otros periodos. Las notificaciones electrónicas puede que se hayan reducido ligeramente con respecto al momento anterior, porque los funcionarios están confinados y se les ha ralentizado su trabajo. Ellos no están tan preparados como muchas empresas privadas para dar continuidad de forma efectiva y al 100% de su actividad a través de Internet y el teletrabajo. En este sentido, sí que se ha notado un pequeño parón en el número de notificaciones.
Posiblemente se están recibiendo entre un 5 y un 10% menos de notificaciones electrónicas de las que se recibían y se gestionaban para nuestros clientes antes de este Estado de Alarma por el Covid-19. No todas las administraciones estaban preparadas para transformarse de una día para otro de tener una actividad presencial en el Ayuntamiento, en la Comunidad Autónoma en la conserjería o en el ministerio; les ha requerido un tiempo de adaptación y ese tiempo ha supuesto que algunos procedimientos tengan cierto retraso y se paralicen.
CN: Estamos viendo que durante esta crisis algunas empresas están tomando determinadas medidas de cara a los usuarios ofreciendo ofertas o descuentos. ¿Vosotros habéis tomado algún tipo de medida de este tipo?
DC: Nosotros también hemos querido contribuir y poner nuestro granito de arena en la medida de nuestras posibilidades. Creemos que el colectivo que está sufriendo más por esta situación es el de los autónomos y para ellos lanzamos una campaña con la que a todos aquellos que nos soliciten la emisión de su certificado digital y la vigilancia de las notificaciones electrónicas se las dábamos gratis durante un año. Esta campaña está activa durante todo el Estado de Alarma.
CN: Es tiempo de aunar esfuerzos, y está claro que las herramientas digitales están ahí para ayudar en ello
DC: Nosotros hemos optado por esta iniciativa para que este colectivo que es uno de los que sufren más esta crisis no sea costoso hacerse con esas herramientas que aunque sea trágico muchos necesitan, para cesar sus negocios o para presentar un ERTE.
CN: ¿Qué os transmiten desde las asesorías, gestorías y los despachos profesionales?
DC: Nos manifiestan la vorágine en la que están inmersos, la cantidad de horas que tienen que echar de más, que no descansan ni sábados ni domingos porque es tal el volumen de trabajo que no tienen tiempo para descansar. Por otro lado, que todas estas medidas tomadas, a través de ERTEs que quieren gestionar, conllevan una serie de inconvenientes relacionados con la acumulación de solicitudes y no les dejan gestionarlos convenientemente. Las cosas no están siendo tan sencillas como nos pueden parecer cuando el Gobierno anuncia todas las medidas que han puesto a disposición de las empresas, no son tan fáciles de gestionar ni tan inmediatas.
Proceso de digitalización en la Administración Pública
CN: ¿Se ha acelerado el proceso de digitalización?
DC: No tengo datos concretos pero dada esta situación estoy seguro que todo ese proceso de digitalización se ha acelerado. ¿Tú concibes algún despacho, oficina o empresa que no se haya digitalizado? Lo han hecho a marchas forzadas. Yo conozco casos, incluso, de call centers, de cientos de personas que trabajaban en una ubicación física y en tan solo un fin de semana han tenido que comprar equipos, digitalizar todas sus operativas para que cada uno trabajase desde su casa. Yo creo que ha sido un empujón y que no tiene vuelta atrás.
Creo que hoy no queda una empresa en toda España, en todo Occidente me atrevería a decir, que no esté ya plenamente digitalizada y funcionando tal y como estamos haciendo nosotros ahora de forma online.
CN: ¿Y la Administración Pública? Parece que les han dado un aviso para utilizar herramientas digitales para las comunicaciones
DC: Es cierto que desde el 2010, paulatinamente, todas las Administraciones han ido digitalizando muchos procesos y mucha carga de trabajo, pero no todas a día de hoy están digitalizadas como deberían. Esta situación les ha inferido un punto de inflexión a partir del cual tienen que hacerlo sí o sí porque si no van a ver retrasados muchos de los procedimientos iniciados (justicia, Hacienda).
Todas las administraciones tienen que terminar de digitalizarse y terminar ese proceso que están haciendo, pero de un modo más lento que la empresa privada. Las Administraciones se pueden permitir unos plazos más holgados para hacer todo ese proceso de transformación.
La adopción del teletrabajo
CN: Y en vuestro caso, ¿cómo fue esa decisión de optar por el teletrabajo?
DC: Nosotros somos nativos de Internet con lo cual en nuestro caso fue dejar la oficina y lo que tardó cada uno en llegar a su casa seguimos trabajando exactamente igual que como lo hacíamos en la oficina. Somos una empresa tecnológica no solo desde nuestro nacimiento sino que en el espíritu de los socios que fundaron la empresa venían de un proceso tecnológico de muchos años atrás y por lo tanto somos nativos digitales en otros proyectos que estuvimos involucrados desde DEH Online.
CN: ¿Crees que la digitalización de la Administración Pública será todo fachada? Es decir, solo por las circunstancias o esto no tiene cambio
DC: Las AA.PP. serán elefantes por siempre jamás. Otra cosa es que ese proceso de digitalización lo han tenido que acelerar y una vez implantado no tiene vuelta atrás. Ellos tienen a su vez grandes ventajas a nivel de costes y a nivel operativo y de eficiencia. En la medida en la que cada una de las administraciones públicas, que en España no sabemos cuántas hay exactamente (podemos estar hablando del orden de 15.000 organismos y AAPP) no todas tienen la misma velocidad.
La Agencia Tributaria a nivel estatal está totalmente digitalizada y no tiene ningún problema, pero los Ayuntamientos, por ejemplo, no todos son como los de Madrid o Barcelona y tienen capacidades y estructuras muy limitadas. Por tanto esa digitalización que tenía que estar ya implementada tiene que hacerse y sin vuelta atrás.
CN: ¿Cómo gestionáis la parte de la relación con el cliente, las reuniones y el contacto con ellos?
DC: Durante un tiempo todo va a ser videoconferencias y yo todavía soy un poco de la vieja escuela. Me gustan las relaciones personales, ver al cliente, estar con él, mirarle a los ojos. Ahora eso se ha perdido y te hace sentirte un poco incompleto como director comercial. Tengo que hablar con mis clientes a través de videoconferencia, pero me temo que esto ya era tendencia antes. Nosotros en DEH Online teníamos como dos secciones de venta, una más enfocada a la venta offline, de visita en la calle, y otra más de venta online. Los que venden online están acostumbrados a hacerlo. Yo soy más de los que iba a la calle y tenía relación personal con los clientes y me cuesta más esto pero creo que tendremos que ir migrando a esa venta online que es la que nos da el 80% de nuestras nuevas altas.
Más información en www.certibox.com